Leg vast alsof je later bewijs nodig hebt
Dit is een wekelijkse essayreeks over macht, onderstroom en regie.
Geen diagnose, wel scherp zicht op patronen die werk en mensen beschadigen.
Lees langzaam; kies één beweging die je vandaag al kunt zetten.
In gezonde organisaties is geheugen iets zachts. Het zit in notulen, in afspraken, in de manier waarop mensen ongeveer hetzelfde verhaal vertellen.
In ongezonde organisaties wordt geheugen een strijdtoneel.
“Dat heb ik nooit gezegd.”
“Zo hadden we het niet bedoeld.”
“Jij hebt het verkeerd begrepen.”
Eén keer kan dat menselijk zijn. Maar als de geschiedenis telkens verschuift, is het geen misverstand meer. Dan is het een machtsinstrument: plausibele ontkenning. En het werkt, omdat fatsoenlijke mensen het ongemakkelijk vinden om ‘bewijzen’ te verzamelen. Alsof het kinderachtig is. Alsof het wantrouwen is.
Maar documenteren is niet wantrouwen. Documenteren is zorg voor werkelijkheid.
Denk aan een rivier. Als je niet markeert waar hij liep, lijkt het alsof hij altijd al hier stroomde. En dan kan iedereen achteraf zeggen: “Zo is het nu eenmaal.” Markeren is niet vijandig. Het is nauwkeurig.
De kunst is om documenteren routineus te maken, niet beladen. Na overleg stuur je een korte recap. Niet om iemand te pakken, maar om uitvoering mogelijk te maken. Besluit, actie, eigenaar, datum. Een paar regels. En dan de rustige zin die vaak wonderen doet: “Laat me weten als dit niet klopt.”
Er gebeurt iets merkwaardigs als je dit volhoudt. Niet meteen. Niet dramatisch. Maar langzaam wordt willekeur duurder. Het kost meer energie om een geschreven spoor te ontkennen dan om zich aan de afspraak te houden.
Psychodynamisch werkt documenteren ook als containment. Het houdt spanning vast in taal, zodat het niet in lichamen gaat zitten. Minder nachten waarin je het gesprek herhaalt. Minder vergaderingen waarin iedereen ‘voelt’ dat iets anders is afgesproken maar niemand durft te zeggen wat.
Er is een nuance die je scherp moet houden. Documenteren kan twee gezichten hebben. Het ene gezicht is volwassen: vastleggen om het werk te laten lopen. Het andere gezicht is vergiftigd: stapelen om te straffen. In een context van grensoverschrijding kan een dossier bescherming zijn, maar houd het feitelijk. Tijdlijn. Bron. Effect. Geen oordeel. Geen diagnose. Alleen de werkelijkheid.
Maak vandaag een eenvoudig besluitenlogboek. Eén document, één plek. Elke week de belangrijkste besluiten en acties. Deel het eventueel met één collega, zodat het geheugen niet alleen in jouw hoofd woont.
En vraag jezelf, aan het einde van de pagina, iets wat je meestal pas te laat vraagt: welke waarheid verdwijnt telkens uit de lucht, omdat niemand hem opschrijft?
Neem mee wat klopt, laat liggen wat niet past bij jouw context.
Als dit resoneert: bespreek het niet alleen, maar in meervoud.
Welke ene stap brengt jou deze week dichter bij waardigheid en bedding?